wird fortlaufend ergänzt
- Geldausgaben für den Verein nur nach Rücksprache mit dem Vorstand, der ggf. Ansprechpartner benennt.
- Bei Ausgaben sind die Budgets der entsprechenden Sparte zu beachten
- Ausgaben nur im Sinne der satzungsgemäßen Zwecke, nur für Güter und Dienstleistungen die dem Verein zugute kommen
- Ausgaben > 100 € benötigen einen bereits protokollierten Vorstandsbeschluss
- keine Zahlung ohne Beleg
- jeder Beleg muss vollständig, richtig (siehe unten) und im Rahmen der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) lesbar sein
- Rechnungen in Dateiform nur im Format PDF/A (vgl. https://t1p.de/e8n4y)
- keine Mischung mit anderen Käufen (private oder Firmenkäufe)
- keine Verwendung von Rabattkarten oder Gutscheinen
- wenn möglich getrennte Rechnungen für unterschiedliche Projekte
- Belege für Ausgaben, die durch den Verein beglichen werden, im Original vorgelegen
bei Beträgen bis 150 € muss ein Beleg folgende Informationen beinhalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge/ Bezeichnung der Lieferung/ Leistung
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe, jeweils aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, angewandter Mehrwertsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung.
- Bitte keine Kleinst-/ Einzelrechnungen, diese bitte nach den Kategorien zusammenfassen und gebündelt einreichen.
- Büromaterial
- Porto
- Getränke
- Lebensmittel
- Reparaturen
- Präsentationskosten (Fotos)
- Kleinmaterial für Kinder- und Jugendfeuerwehr, Sport etc.
- Geschenke etc.
bei Beträgen ab 150 € (gilt auch für entsprechende Rechnungen der Übungsleiter) [§14 UStG]
- hier ist immer ein bereits protokollierter Vorstandbeschluss erforderlich
- vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
- Name und Adresse des Leistungsempfängers (immer Feuerwehrverein Malterhausen e.V., Malterhausen Dorf 63a, 14913 Niedergörsdorf)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- wahlweise Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Datum der Lieferung/ Leistung
- fortlaufende, unverwechselbare Rechnungsnummer
- Umfang/ Menge/ Bezeichnung der Leistung/ Lieferung
- Nettoentgelt für die einzelnen Rechnungspositionen/ Umsatzsteuersatz
- Nettogesamtentgelt
- vereinbarte Skontos oder andere Preisminderungen
- auf den Gesamtbetrag entfallender Steuerbetrag
Im Zweifelsfall nachfragen: Vorstand / Kassenwart / Kassenprüfer