Author: Michael Hoyer

wird fortlaufend ergänzt

• Geldausgaben für den Verein nur nach Rücksprache mit dem Vorstand, der ggf. Ansprechpartner benennt.
• Bei Ausgaben sind die Budgets der entsprechenden Sparte zu beachten
• Ausgaben nur im Sinne der satzungsgemäßen Zwecke, nur für Güter und Dienstleistungen die dem Verein zugute kommen
• Ausgaben > 100 € benötigen einen bereits protokollierten Vorstandsbeschluss
• keine Zahlung ohne Beleg
• jeder Beleg muss vollständig, richtig (siehe unten) und im Rahmen der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) lesbar sein
• Rechnungen in Dateiform nur im Format PDF/A (vgl. https://t1p.de/e8n4y)
• keine Mischung mit anderen Käufen (private oder Firmenkäufe)
• keine Verwendung von Rabattkarten oder Gutscheinen
• wenn möglich getrennte Rechnungen für unterschiedliche Projekte
• Belege für Ausgaben, die durch den Verein beglichen werden, im Original vorgelegen

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bei Beträgen bis 150 € muss ein Beleg folgende Informationen beinhalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge/ Bezeichnung der Lieferung/ Leistung
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe, jeweils aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, angewandter Mehrwertsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung.
• Bitte keine Kleinst-/ Einzelrechnungen, diese bitte nach den Kategorien zusammenfassen und gebündelt einreichen.
  • Büromaterial
  • Porto
  • Getränke
  • Lebensmittel
  • Reparaturen
  • Präsentationskosten (Fotos)
  • Kleinmaterial für Kinder- und Jugendfeuerwehr, Sport etc.
  • Geschenke etc.

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bei Beträgen ab 150 € (gilt auch für entsprechende Rechnungen der Übungsleiter) [§14 UStG]

• hier ist immer ein bereits protokollierter Vorstandbeschluss erforderlich
• vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
• Name und Adresse des Leistungsempfängers (immer Feuerwehrverein Malterhausen e.V., Malterhausen Dorf 63a, 14913 Niedergörsdorf)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• wahlweise Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
• Datum der Lieferung/ Leistung
• fortlaufende, unverwechselbare Rechnungsnummer
• Umfang/ Menge/ Bezeichnung der Leistung/ Lieferung
• Nettoentgelt für die einzelnen Rechnungspositionen/ Umsatzsteuersatz
• Nettogesamtentgelt
• vereinbarte Skontos oder andere Preisminderungen
• auf den Gesamtbetrag entfallender Steuerbetrag

Im Zweifelsfall nachfragen: Vorstand / Kassenwart / Kassenprüfer